Привет, я Федор Ангельчев, аналитик в ПланФиксе. ПланФикс — это гибкая система управления командной работой. Наш сервис можно использовать как CRM, планировщик, программу учета рабочего времени, базу документов или все вместе.
Чтобы любая система встроилась в жизнь компании, ее нужно «продать» сотрудникам. Команде часто кажется, что начальство навешивает лишние обязанности и закручивает гайки. Рассказываю, какие 5 простых действий помогут руководителю побороть такие настроения — читайте и берите на заметку 👇
1. Освойте функционал системы сами
Даже если внедрять систему будут специалисты, рекомендуем самому научиться в ней работать. Вы поймете, сколько времени и усилий потребуется вашей команде, чтобы использовать систему. В результате — сможете обоснованно ответить на критику и помочь сотрудникам советом. К тому же, если вы начнете ставить задачи и принимать отчетность в системе, сотрудники будут подстраиваться под вас.
ПланФиксом пользоваться проще, чем многими другими системами управления командой и проектами. Не нужно быть программистом, чтобы разобраться, как у нас все работает. Освоиться помогут курсы Академии ПланФикса, Справочный центр на сайте и видеоинструкции на Ютубе.
2. Предупредите сотрудников и дайте время на обучение
За несколько дней до перехода на новый формат работы сообщите команде о своем решении. У сотрудников будет время познакомиться с системой и свыкнуться с мыслью о переменах. Можно сделать рассылку, а если коллектив небольшой и регулярно собирается — объявить новости на ближайшей встрече. В письме или устно объясните, зачем нужна система, и подчеркните её преимущества.
Например, такие:
✅ экономия времени за счет шаблонов и автосценариев;
✅ избавление от рукописной отчетности;
✅ порядок в задачах, документах и контактах;
✅ равномерное распределение нагрузки;
✅ напоминания о важных делах.
Позаботьтесь об обучении. Важно, чтобы к моменту перехода ваша команда могла пользоваться основными инструментами системы. У нас в ПланФиксе этому учит базовый курс. Задачу пройти курс сотрудники получают автоматически, когда заходят в систему по ссылке-приглашению.
3. Объясните сомневающимся, как система облегчит их работу
После обучения все равно останутся те, кто не видит выгоды для себя и соглашается «переехать» в систему только из страха перед начальством. Постарайтесь найти эту выгоду — чтобы у сотрудников появилась личная заинтересованность. Например:
✅ Менеджер по продажам сможет больше заработать — он не потеряет клиента, потому что на полсекунды позже конкурента ответил в соцсети или забыл о договоренностях. Система отправит автоответ, подтянет сообщения из всех каналов и положит в задачу, где информацию легко найти и просмотреть.
✅ Руководитель проектов не запутается, кто за что отвечает — а еще не упустит момент, когда нужно вмешаться, помочь или просто поторопить. В системе видно, как распределяются задачи, на какой стадии проект и далеко ли до сдачи.
✅ Бухгалтеру не придется постоянно сверяться с таблицами и календарями — чтобы вовремя подготовить документы и провести платежи. Система пришлет напоминание.
В ПланФиксе — 400 инструментов для автоматизации разных участков работ. Посмотрите в справочных материалах и блоге, что умеют алгоритмы, и «примерьте» к обязанностям сотрудника. Так вы увидите, чем система будет ему полезна.
4. Привлеките сотрудников к настройке системы
Обсудите с сотрудниками организацию рабочего пространства и вместе решите, как будете переносить процессы в систему. Вы повысите вовлеченность и покажете, что доверяете мнению команды. Сотрудники смогут воспроизвести в онлайне привычные сценарии и настроить систему так, как всем удобно.
ПланФикс можно настроить с нуля или взять готовую конфигурацию. CRM, управление проектами, отправка и согласование документов — выбирайте подходящие решения и «подгоняйте» вместе с сотрудниками под рабочие процессы. Если что-то не будет получаться, пишите в службу поддержки — мы поможем с адаптацией.
5. Перенесите сначала простые дела и не отыгрывайте назад
На первом этапе мы советуем перенести в систему внутренние коммуникации. Это просто — вместо устного указания или сообщения в мессенджере нужно создать задачу в системе и назначить ответственных. Потом внутри этой задачи вести переписку, прикреплять документы.
Поскольку коммуникаций обычно много, у сотрудников вырабатывается привычка к системе. Дальше можно автоматизировать более сложные процессы:
- взаимодействие с клиентами,
- документооборот,
- найм и увольнение сотрудников,
- контроль производственной и складской деятельности и т.д.
В ПланФиксе можно постепенно добавлять функционал. Система будет подстраиваться под потребности и расти вместе с вашим бизнесом — не придется переходить на новую, если вы запустите еще одно направление деятельности или откроете филиал.
Начиная с даты, на которую вы назначили переход в систему, мягко пресекайте попытки решать рабочие вопросы по старинке. Например, мастер приносит вам на согласование распечатку со списком материалов, которых цеху не хватает для выполнения заказа. Согласуйте, но попросите мастера после встречи создать задачу в проекте по этому заказу и подгрузить документ со списком туда.
❗️ Следите за временем выполнения задач. А еще — выборочно проверяйте, что сотрудники вносят в систему — чтобы работали там всерьез, а не для галочки.
Бонус-совет
Усилить мотивацию сотрудников можно с помощью поощрений, необязательно материальных. Первое время лучше не наказывать, а убеждать, помогать разобраться. После периода притирки уже ориентируйтесь на методы мотивации, которые приняты в вашей компании.
Морально подготовьтесь к тому, что сначала будете двигаться через сопротивление. Вас будут проверять на прочность, продолжая обсуждать дела вне системы. Вам будут жаловаться, как все сложно и тяжело. Но если не сдаваться, подчеркивать удобство программы и настаивать на работе в системе, команда распробует инструменты и уже не сможет обходиться без них.
В ПланФиксе есть бесплатный пробный период полной версии системы. Вы можете 30 дней пользоваться всеми инструментами ПланФикса, чтобы понять, насколько вашему бизнесу комфортно в системе.