Гуру маркетинга в книжках и лекциях уделяют большое внимание выстраиванию бизнес-процессов. Они советуют детально прописывать рабочие процессы, распределять зоны ответственности и автоматизировать операционку. Но зачем это собственнику небольшого бизнеса? Тут бы главные дела решить: чтобы клиенты вовремя получали заказы, а сотрудники не подводили и не перекладывали ответственность друг на друга.

На самом деле выстраивание бизнес-процессов — это трезвый взгляд на ваше дело, который полезен для любого ИП. Разобрались, из-за каких мифов собственники откладывают это до лучших времен и почему мы не советуем так делать 👇

Миф №1. «Боюсь, моему бизнесу не подойдет»

Считается, что бизнес-процессы — это про огромные корпорации, с большим количеством сотрудников и собственным производством. Но в салоне красоты и цветочной лавке бизнес-процессы тоже есть: закупка расходников, общение с поставщиками/клиентами и т.д. И если один из этих процессов выстроен как попало, то ни о какой стабильности не может быть и речи.

Говоря о проблемах, собственники малого бизнеса чаще всего жалуются на прикованность к производству. Часто руководитель даже не может уехать в отпуск, ведь без него все пойдет «не так». Приходится постоянно быть на связи с командой, забывая про выходные и близких.

На самом деле часть рутины легко можно доверить ПланФиксу. В программе повторяющиеся задачи можно перепоручить другим сотрудникам. Достаточно назначить ответственного и установить, с какой периодичностью будет ставиться такая задача 👍

Создавайте поручения для любых типовых ситуаций — подготовить отчет, оплатить коммуналку, передать показания счетчиков и т.д. Исполнитель получает напоминалку, а вам не нужно отвлекаться от основных дел

Если отстроить этот процесс, вы освободите себе время — получится подумать о развитии бизнеса. Например, как открыть вторую точку, найти новых поставщиков или привлечь клиентов.

Миф №2. «От этого нет никакой выгоды»

Кажется, что и так все нормально — бизнес работает, прибыль есть. Если начать пользоваться программой, ничего толком не поменяется и денег больше не станет. На самом деле эффект обязательно будет. Возможно, вы не сразу вырастите в доходе, зато точно наведете порядок в делах.

Например, в любом бизнесе важно привлекать новых клиентов и удерживать старых. Заявки и заказы могут сыпаться из Ватсапа, Вайбера, по телефону. Заносить все это в эксель долго и трудно, и лишь немногие ведут единую клиентскую базу. Поэтому общение с клиентами раскидано по разным мессенджерам, трудно понять, кому и что обещали 🙁

Если собрать базу данных по всем заказчикам в ПланФиксе, будет проще продавать и планировать рекламные акции. Сервис поможет подключить любые мессенджеры и социальные сети, откуда поступают заявки. Тогда сотрудники точно не потеряют новых клиентов и будут оперативнее отвечать на все вопросы, связанные с заказом.

Листайте галерею, чтобы посмотреть, как это сделать 👇

По каждому новому контакту создается карточка, где хранится вся история переписки и договоренностей. Можно подключить любых сотрудников к переписке

В ПланФиксе можно вести даже специфическую клиентскую базу и записывать особые пожелания по каждому контакту. При таком подходе проще разрабатывать индивидуальную программу лояльности, а сотрудникам — искать информацию по клиентам.

Вот так можно организовать в ПланФиксе базу клиентов детского центра. В карточке каждого ребенка указаны все необходимые данные — контакты родителей, дата рождения, медицинские противопоказания и т.д.

Миф №3. «Работники и так загружены, а у меня нет времени их обучать»

Когда в команде пять монтажников, два водителя и бухгалтер, непонятно, как научить всех пользоваться программой. Большая часть коллектива работает в «полях», и непонятно, когда и как усаживать всех за компьютер. Да и у руководителя нет времени разбираться со всеми премудростями систем управления.

Но ПланФикс разработан таким образом, чтобы каждый мог начать с малого. Удобно стартовать с составления графика работ. Если сделать это в программе, а не в блокноте, получится мгновенно внести любые изменения 👇

Так проще запланировать работу с учетом предстоящих отпусков или менять нагрузку, если кто-то из сотрудников заболел

К процессу легко подключить сотрудников — каждый будет видеть только свои задачи на день и любые изменения в графике. Если у части коллектива нет возможности сидеть за компьютером, то достаточно установить приложение ПланФикс. Так даже мастера «на выезде» получат все оповещения — не нужно никого обзванивать и объяснять.

Список заказов можно упростить до одной ленты со списком задач-заказов, чтобы сотрудники быстрее привыкли к новому формату работы

Миф №4. «Вдруг я потрачу время, а порядка всё равно не будет»

Работать по накатанной кажется проще: руководитель знает, что делает каждый сотрудник и как заказы попадают к клиентам. Но когда дел становится больше и бизнес растет, происходят сбои. Теряются документы, заказы попадают в производство в последний момент, при этом сотрудники всегда чем-то заняты. В итоге общая работа не налажена до конца.

В программе проще прописать все этапы производства, чтобы отделы передавали работу друг другу, как эстафетную палочку 👌 Тогда сразу видно, где произошел сбой — не нужно бегать по сотрудникам и выяснять лично. Вам будет понятно, кто не выполняет работу в срок и на какой стадии чаще происходит задержка.

В ПланФиксе можно составить цепочки задач, которые будут появляться у исполнителей последовательно. Если какой-то отдел или сотрудник затягивает с выполнением — это сразу отображается в программе

Миф №5. «Это лишние расходы для компании»

Часто кажется, что система управления несопоставимо дорогая по отношению к обороту компании. Ведь придется каждый месяц платить за пользование программой, а это новые траты.

Для выстраивания процессов малому бизнесу не нужны дорогие сервисы с безграничным функционалом. В ПланФиксе есть бесплатные версии, которых хватит для начала работы 🤑 Но лучше выбрать платный тариф — стоит недорого, зато доступен весь функционал сервиса. Например, для коллектива из 10 сотрудников можно подключить тариф «Профессионал» за 1592 рубля в месяц.

Система управления поможет быстрее расти — в эффективности и деньгах

Когда есть возможность выстроить процессы, ей стоит воспользоваться — хоть на старте бизнеса, хоть после нескольких лет работы. Начать можно с простого и прямо сейчас. Ведь когда все процессы понятны и прозрачны, вам будет проще все контролировать и думать о развитии.

ПланФикс позволяет:

✔️ увидеть все прорехи в организации рабочего процесса;

✔️ навести порядок в делах;

✔️ поручить рутинные задачи сотрудникам;

✔️ вести клиентскую базу;

✔️ освободить время для стратегического планирования.

ПланФикс уже 12 лет помогает предпринимателям из разных сфер налаживать бизнес-процессы. Если тоже хотите заняться развитием своего дела, чтобы больше зарабатывать и меньше уставать, доверьте часть забот системе и попробуйте новый инструмент. Это бесплатно.

Листайте дальше, чтобы зарегистрировать аккаунт в ПланФиксе и оценить удобство программы 👇